デイサービス送迎の自動化｜朝の配車作業から解放される方法
- 3月23日
- 読了時間: 6分
更新日：3月26日
デイサービス送迎の自動化｜朝の配車作業から解放される方法
※本記事は、アビココ株式会社が提供するサービスに関連する内容を含みますが、読者の皆さまに有益な情報をお届けすることを目的として執筆しています。
「送迎の自動化」という言葉を聞いて、どんなイメージを持ちますか？
「うちみたいな小規模施設には関係ない話」「ITが苦手なスタッフには無理そう」——そう感じる方もいるかもしれません。
デイサービスの送迎業務を自動化するとは、具体的に何が変わることなのか。どこまでが自動化できて、どこからは人が判断する必要があるのか。この記事では、現場目線でわかりやすく整理します。
デイサービスの送迎、どこまで自動化できるのか
「自動化」と聞くと「全部ロボットがやってくれる」とイメージしがちですが、実際には自動化できる部分と人が判断すべき部分があります。
自動化できる部分
配車表の作成：利用者の自宅住所・乗降条件をもとにルートを自動計算
当日キャンセルへの対応：キャンセル情報を入力すると、ルートを自動で再計算
ドライバーへのルート共有：スマートフォンに自動でルートを配信
走行記録の管理：GPSで実績を自動記録
人が判断する部分
一方、以下のような判断は、引き続き人が行う必要があります。
利用者の体調や当日の様子に応じた配慮
新規利用者の登録・条件設定
イレギュラーな状況（道路封鎖・緊急対応など）への判断
自動化とは「人をなくすこと」ではなく、毎日の繰り返し作業を機械に任せて、人が人にしかできないことに集中できる状態にすることです。
手作業 vs 自動化：朝の配車作業がこう変わる
送迎担当者の「朝」を具体的に比較してみます。
手作業の場合（現状）
6:30 出勤。昨日作った配車表を確認 6:45 利用者Aさんからキャンセルの電話 6:47 Aさん分のルートを手作業で組み直し 7:00 別の利用者Bさんも欠席連絡 7:02 再度ルートを修正 7:15 ドライバー3名に修正後の配車表を印刷して配布 7:30 ドライバー出発。「○○さんは右側の席ね」と口頭確認 → 配車表作成・修正だけで約1時間
自動化後
6:30 出勤。システムを開く 6:45 利用者Aさんからキャンセルの電話 6:46 システムにキャンセルを入力 → ルート自動再計算 7:00 Bさんも欠席 → 同様に入力 7:02 ドライバーのスマートフォンに最新ルートが自動更新 7:05 ドライバー出発。特別な口頭確認は不要 → 対応時間は数分に短縮
毎朝1時間かかっていた作業が数分になる——これが送迎自動化の、最もわかりやすい変化です。
自動化に踏み切れない「3つの思い込み」
「自動化してみたい」と思いながらも、なかなか動けない理由として、よく聞かれる声があります。
思い込み①「ITが苦手なスタッフには使いこなせない」
送迎自動化ツールの多くは、管理者がパソコンで設定・確認、ドライバーはスマートフォンでルートを見るだけという設計になっています。ドライバーに求められる操作は、地図アプリを使う程度のシンプルさです。
「ITが苦手」という課題は、ツールの設計次第で大きく変わります。導入前に「ドライバーの操作画面」を確認することをお勧めします。
思い込み②「AIって、うちの複雑な条件には対応できないのでは」
「車椅子の利用者と歩行器の利用者を同じ車に乗せられない」「Aさんは女性ドライバー限定」——こうした細かい条件は、適切に設定できれば自動計算に反映させることができます。
ただし、条件を正確にシステムに登録する初期設定が重要です。設定が甘いと、ルートの精度も下がります。導入時のサポートが手厚いかどうかを選定基準にするとよいでしょう。ツールの種類や選び方の詳細は、別記事「デイサービス向け配車システムの比較と選び方」もあわせてご覧ください。
思い込み③「今さら変えると、かえって混乱しそう」
新しいシステムを導入するときの「移行期の混乱」は、多くの施設が心配する点です。
ポイントは移行期間をどう設計するか。最初から全ルートを自動化するのではなく、一部の車両・曜日から試験的に始めることができるかどうかを、導入前にベンダーに確認しておくことをお勧めします。
導入で期待できる効果（一般的な目安）
送迎業務の自動化を導入した場合、一般的に以下のような変化が期待できます。※以下は業界での一般的な目安です。施設規模・利用者数・現状の業務フローによって異なります。
時間の変化（一般的な目安）
配車表の作成：手作業60〜90分/日 → 自動化後は数分〜10分程度
当日キャンセル対応：手作業15〜30分/件 → 自動化後は1〜3分程度
ドライバーへの情報共有：手作業10〜20分/日（印刷・口頭）→ 自動化後はほぼゼロ（自動配信）
属人化リスクの変化
手作業では「担当者の頭の中」にあった条件情報が、システムに集約されます。担当者が不在でも、別のスタッフが対応できる状態になります。これは採用・育成・引き継ぎのコストを下げる効果にもつながります。
ドライバーの変化
紙の配車表や口頭説明がなくなり、スマートフォンで最新ルートを確認できるようになります。「どこに行けばいいかわからない」というミスが減り、ドライバーの精神的な負担も軽減されます。
よくある質問（FAQ）
Q1. 送迎の自動化は、小規模なデイサービスでも意味がありますか？
利用者数が少なくても、条件が複雑であれば自動化のメリットは出ます。特に「当日キャンセルへの対応に時間がかかっている」「担当者が1人で抱えている」という施設では、規模に関わらず効果が期待できます。
Q2. 既存の介護ソフトとの連携は必要ですか？
必須ではありません。送迎専用ツールは独立して使えるものがほとんどです。ただし、利用者情報を二重入力しないためには、連携できる方が運用はスムーズです。
Q3. 導入にかかるコストはどのくらいですか？
ツールによって異なりますが、月額数千円〜数万円の範囲が一般的です。初期費用が無料のものもあります。費用対効果を試算する際は、「現在の配車担当者の人件費 × 削減できる時間」と比較するとわかりやすいです。
Q4. ドライバーがスマートフォンを持っていない場合はどうなりますか？
多くのツールは、スマートフォンを持たないドライバー向けに紙での出力にも対応しています。段階的に移行することも可能です。
Q5. 自動化ツールを試してみたいのですが、まず何から始めればいいですか？
まず「現状の配車作業に何分かかっているか」を1週間記録することをお勧めします。課題が数字で見えると、ツール導入の判断がしやすくなります。その上で、複数のツールに無料トライアルや説明を依頼してみてください。
まとめ
デイサービスの送迎自動化について、整理すると以下のとおりです。
自動化できること：配車表の作成・ルート計算・当日変更の反映・ドライバーへの共有
人が判断すること：利用者への配慮・イレギュラー対応・初期設定
期待できる変化：毎朝の作業時間の短縮・属人化リスクの解消・ドライバーの負担軽減
「うちには難しそう」と思っていた方も、まずは何分かかっているかを記録するところから始めてみてはいかがでしょうか。
ナビれる｜1年間無料で試せる送迎自動化ツール
アビココが提供する「ナビれる」は、デイサービスの送迎業務に特化したAI配車ツールです。
初期費用0円・1年間無料モニター実施中
初期データ登録はアビココが無料代行
複数拠点をまたいだ配車にも対応
▶ 無料モニターに申し込む（1分で完了）
コメント