デイサービス送迎の効率化｜配車業務の3大課題と今日からできる改善策
- 7 時間前
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※本記事は、アビココ株式会社が提供するサービスに関連する内容を含みますが、読者の皆さまに有益な情報をお届けすることを目的として執筆しています。
毎朝、配車表を仕上げながら「これ、一生続けるのかな」と思ったことはないですか？
デイサービスの送迎業務は、介護の仕事の中でも「見えにくい重労働」のひとつです。利用者の安全を守りながら、複雑な条件をパズルのように組み合わせる。それを毎日、誰がか1〜2時間かけてこなしています。
この記事では、送迎業務に時間がかかる本当の理由と、今日から取り組める改善策を段階別に整理します。どのツールや方法が自施設に合うか、判断するための材料として活用してください。
1. デイサービスの送迎業務、なぜこんなに時間がかかるのか
「送迎なんてルートを決めるだけでしょ？」と思われがちですが、現場を知っている方なら苦笑いするはずです。デイサービスの配車は、次のような条件が絡み合う複雑なパズルです。
利用者ごとの乗降場所・希望時間帯
車椅子対応車両の割り当て
「この方とは同乗が難しい」という相性の考慮
ドライバーのシフトと免許種別の確認
当日の急なキャンセルや体調変化への対応
これを毎朝、頭の中で解きながらExcelや紙に落とし込む。平均すると1〜2時間かかっているケースは珍しくありません。しかも、その作業は多くの場合「担当者一人の頭の中」にしかないため、休むと誰も対応できない——という属人化の問題も生まれます。
2. 送迎業務の非効率パターン3選
送迎業務の改善を考える前に、「どこで時間を取られているか」を整理してみましょう。よくある非効率のパターンは3つです。
パターン①：毎日ゼロから配車表を作っている
前日と同じルートでも、微妙な変更が入るたびに1から作り直す。Excelファイルのコピーが蓄積して「どれが最新かわからない」状態になる。これが最も多い「作成作業の非効率」です。
パターン②：当日キャンセルで全ルートが崩壊する
朝7時に「今日は欠席します」の電話が入り、そこから配車全体を組み直す。ドライバーへの連絡も含めると、準備にかけた1時間がそのまま無駄になります。「これが一番つらい」という管理者の声は多いです。
パターン③：ルートの最適化が「経験と勘」頼み
長年担当しているベテランの頭の中に最適ルートがあり、新しいスタッフには引き継げない。「この道は混むから避けて」「Bさんは先にお迎えしないと」という暗黙知が、業務の属人化を加速させます。
3. すぐに始められる改善策（ツール不要・低コスト編）
まず、特別なシステムを導入しなくても取り組める改善策があります。
① 配車ルールを「見える化」する
担当者の頭の中にある条件をドキュメント化する。Excelでもメモ帳でも構いません。これだけで引き継ぎコストが大きく下がります。
② Excelテンプレートを標準化する
「コピーのコピー」になっているExcelを一度整理し、入力セルとルールを固定したテンプレートを作る。入力ミスの防止と、誰でも使えるフォーマットの確立が目的です。
③ 当日変更の対応フローを決める
「キャンセルが入ったらこの順で確認する」というフローを明文化するだけで、対応時間が短縮されます。誰が連絡を受けて、誰に報告して、どこを修正するか——この流れを決めておくのがポイントです。
4. 送迎管理システム・ツールの種類と特徴
「もっと根本的に解決したい」という場合は、ツールやシステムの導入を検討する段階です。現在市場にある主な選択肢を整理しました。
【地図アプリ（Googleマップ等）】
ルートの距離・時間確認に活用。車1〜2台の小規模施設向き。複数人・複数条件の同時最適化は不可。
【介護ソフト内の送迎機能】
ケア記録ソフトに付随する機能。すでに介護ソフトを使っている施設向き。送迎特化ではなく機能が限定的なこともある。
【汎用スケジューリングツール】
GoogleカレンダーやNotionなど。管理の「見える化」が主目的。自動最適化はできない。
【送迎専用AIシステム】
複数条件を自動で配車最適化。利用者20名以上・当日変更が多い施設向き。初期設定と費用の確認が必要。
選び方のポイント：施設規模、現在の課題パターン、既存介護ソフトとの連携要否、スタッフのITリテラシーの4点を確認しましょう。
5. AI配車システムとは何か——仕組みをシンプルに解説
「AI配車」と聞くと難しそうに聞こえますが、基本的な仕組みはシンプルです。
利用者の自宅住所・乗降時間・特記事項・車両情報を登録する。
ボタン一つで最適ルートが自動生成される。
当日キャンセルが出ても、数秒で再計算される。
ポイントは「複数の条件を同時に考慮できる」こと。
AI配車システムの一般的な効果：
配車表作成時間は1〜2時間から数分に。
当日変更への対応は数秒〜数分に。
引き継ぎはシステムに条件が記録されるため担当者交代後も継続しやすい。
6. 送迎システムを選ぶ際のチェックリスト
機能面
利用者ごとの個別条件（車椅子・相性・時間希望）を登録できるか
当日キャンセル時に自動で再計算できるか
GPSや位置情報と連携しているか
複数施設・複数車両に対応しているか
運用面
高齢ドライバーや非IT職員でも操作できる画面設計か
既存の介護ソフトと連携できるか
初期データ登録のサポートはあるか
トラブル時のサポート体制と対応時間はどうか
費用面
初期費用・月額費用の内訳が明確か
無料トライアルや返金保証はあるか
施設規模が変化した場合の料金変動はどうか
このチェックリストをもとに、複数のシステムを比較検討することをおすすめします。
7. 選択肢の一例：ナビれるの特徴
ここまでは中立的な視点で整理しましたが、弊社アビココ株式会社が提供するナビれるについても、選択肢の一例として紹介します。ナビれるは、デイサービス・介護施設向けのAIルート最適化サービスです。
複数施設をまたぐ共同運行の配車に対応（業界では珍しい機能）
初期データ登録を無料で全件代行（導入時の手間がゼロ）
GPS自動検知、高齢ドライバーを想定したシンプル操作
月額2,500円/台、初期費用0円、今なら1年間の無料モニター制度あり
自社エンジニアが運用するため、問題発生時は迅速な対応が可能
先ほどのチェックリストと照らし合わせながら、他のサービスとあわせて比較検討いただければ幸いです。
8. よくある質問（FAQ）
Q. デイサービスの送迎効率化に、まず何から始めればいいですか？
A. 最初のステップは「どこで時間がかかっているか」を1週間記録することです。配車表の作成・当日変更対応・ドライバーへの連絡の3つのうち、どこがボトルネックになっているかで最適な対策が変わります。
Q. AI配車システムは小規模施設（利用者20名以下）でも効果がありますか？
A. 規模が小さくても「毎日の繰り返し作業」「当日キャンセル対応」の負担は変わりません。費用対効果は規模によって異なるため、無料トライアルで確認することをおすすめします。
Q. 介護ソフトをすでに使っているのですが、別システムの追加は大変ですか？
A. 送迎管理特化システムと介護ソフトは役割が異なるため、併用するケースが多いです。連携機能の有無はシステムによって異なるため、導入前に確認しておくとスムーズです。
Q. ドライバーやスタッフがITに不慣れでも使えますか？
A. AI配車システムの多くはスマートフォンから操作できるシンプルな設計です。実際の操作性はシステムによって差があるため、無料トライアル期間中に現場スタッフに試してもらうことをおすすめします。
9. まとめ
非効率の根本原因は「毎日のゼロから作成」「当日変更への対応」「属人化」の3つ
まず取り組めることは、ルールの見える化・Excelテンプレート整備・対応フローの明文化
システム導入を検討する際は、機能・運用・費用の3軸でチェックリストを使って比較する
AI配車システムは複数条件を自動最適化し、当日キャンセルへの対応時間を大幅に短縮できる
送迎業務の効率化は、属人化を解消することでスタッフの休みやすさが生まれ、職員定着率にもつながります。まず一歩として、今週1週間の送迎業務の時間を記録することから始めてみてください。
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