デイサービス送迎表作成にもう悩まない！効率化の方法と最新システム
- Yukaringo
- 8月26日
- 読了時間: 6分
更新日：9月8日
デイサービス送迎表作成にもう悩まない！効率化の方法と最新システム
※本記事は、アビココが提供するサービスに関する広告・PRを含みます。
はじめに
デイサービスの管理者さん、生活相談員さん、介護主任さん、今日もお疲れさまです！毎月、毎週の送迎表作成で頭を抱えていませんか？「新規利用者さんが入ったけど、どこにルート組み込めばいいの...」「送迎時間がオーバーして利用者さんに迷惑をかけてしまった...」そんな悩みを持つのは、あなただけじゃありません。
実際に現場では「利用者や家族が安心して利用できる送迎計画を作成したい」「送迎業務における職員の負担を軽減させたい」「送迎計画を効率的に作成して、自分の負担も減らしたい」といったお悩みが多く寄せられています。
今回は、そんな送迎表作成の効率化について、具体的なデータやノウハウと共に、実践的な解決策をお伝えします。
送迎表作成の現状と課題
送迎業務の重要性と負担
通所介護（デイサービス）では、基本報酬に送迎サービスに係る報酬が包括されており、送迎を行わない場合は片道につき47単位、往復で94単位の減算対象となります。つまり、送迎は単なる「おまけサービス」ではなく、介護報酬に直結する重要な業務なのです。
厚生労働省は令和4年3月に「介護保険施設等運営指導マニュアル」を策定し、運営指導（旧実地指導）における確認項目を明確化しました。送迎に関する記録管理は、この運営指導においても重要な確認項目の一つとなっています。
実地指導や書類監査などでも、送迎減算は比較的よく見られるポイントです。送迎を行ったことが確認できる記録等がない場合、減算の対象となるため、適切な記録管理は必須となっています。
よくある送迎表作成の悩み
多くの事業所でこんな問題が起きています：
時間と労力の課題
手作業でのルート作成に何時間もかかる
新規利用者の追加で既存ルートの大幅見直しが必要
急な利用者の変更やキャンセルでルート組み直し
効率性の課題
最適なルートがわからず、無駄な移動時間が発生
ドライバーの労働時間管理が複雑
車両の効率的な配分ができない
記録管理の課題
厚生労働省の運営指導マニュアルに従った適切な記録作成が必要
送迎実績の集計や分析に時間がかかる
運営指導での確認項目として重要性が増している
効率的な送迎表作成のポイント
1. 基本情報の整理と標準化
まずは送迎表に必要な項目を明確にしましょう。送迎ルートや利用者の住所、連絡先などを記した送迎表には以下の情報が必要です：
利用者情報
氏名、住所、電話番号
要介護度、身体状況
送迎の特別配慮事項（車椅子対応など）
車両・ルート情報
使用車両、乗車定員
送迎時間、ルート詳細
担当ドライバー
2. 地理的効率性を考慮したルート設計
安全かつ効率的な送迎を実施しようと、頭を悩ませている担当者も多い状況ですが、地理的な観点からルートを最適化することで大幅な効率化が可能です。
基本的な考え方
地域をエリア分けして、同じエリア内の利用者をまとめる
一方通行や交通量を考慮したルート設計
送迎時間帯の交通状況を把握する
3. 時間管理の最適化
送迎にかかる時間は報酬算定区分上のサービス提供時間には含めない扱いとされているものの、利用者満足度とスタッフの働きやすさに直結します。
時間設定のコツ
余裕をもったスケジュール設定
利用者の準備時間を考慮
緊急時対応のバッファタイムの確保
4. デジタルツールの活用
手作業での送迎表作成には限界があります。近年ではデイサービスの送迎・ルート作成を支援するさまざまな「送迎システム」が登場しています。
デジタル化のメリット
ルートの自動最適化
リアルタイムでの変更対応
データの一元管理と分析
送迎システム導入の効果
業務効率化の実際
送迎業務が忙しければ、利用者のケアに費やせる時間や労力が減り、ケアの質が下がってしまいますという問題を解決するため、システム導入による効果は以下のようなものが期待できます：
時間削減効果
手作業によるルート作成時間の大幅短縮
変更対応の迅速化
記録業務の自動化
品質向上効果
最適ルートによる利用者の負担軽減
送迎の安全性向上
スタッフの負担軽減による接遇品質向上
法令遵守とリスク管理
令和6年度の介護報酬改定では、通所系サービスにおける送迎について、利便性の向上や運転専任職の人材不足等に対応する観点から制度見直しが行われました。送迎先について利用者の居住実態のある場所を含めるとともに、他の介護事業所や障害福祉サービス事業所の利用者との同乗が可能となるなど、より柔軟な運用が求められています。
システムを使うことで：
自動的な記録保存
法令で求められる書類の自動生成
監査対応の簡素化
具体的な改善ステップ
ステップ1：現状分析
まずは今の送迎業務を数値で把握しましょう：
送迎表作成にかかる時間
一台あたりの送迎時間
ルート変更の頻度
スタッフの残業時間
ステップ2：目標設定
改善の目標を明確にします：
送迎表作成時間の削減目標
送迎効率の向上目標
スタッフ満足度の向上
ステップ3：ツール選定と導入
現在の課題に最適なツールを選択し、段階的に導入します。
送迎システム導入で期待される効果
送迎システムを導入した事業所では、一般的に以下のような効果が期待されています：
送迎表作成時間の大幅短縮
送迎ルートの最適化による運営コスト削減
スタッフの残業時間削減による働き方改善
利用者満足度の向上
まとめ
送迎表の効率的な作成は、デイサービス運営の要となる重要な業務です。送迎業務を効率化できれば、利用者満足度の向上や施設スタッフの負担軽減といった恩恵を期待できるため、積極的な改善に取り組む価値があります。
手作業での限界を感じている事業所の皆さま、デジタル化による業務改善を検討してみませんか？
アビココの「ナビれる」で送迎業務を革新
ここまで送迎表作成の効率化についてお話ししましたが、「理屈はわかったけど、具体的にどうすればいいの？」と思われた方も多いのではないでしょうか。
そこでご紹介したいのが、アビココが開発した 「ナビれる」 というAI自動配車システムです。
ナビれるの特徴：
AIが最適なルートを自動生成
リアルタイムでの変更対応
直感的で使いやすい操作画面
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参考文献
送迎表の効率化は大切ですが、さらに広い視点で業務全体を見直すと、現場の負担軽減につながります。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
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