デイサービス送迎表の作り方｜必須項目・曜日別管理を解説
デイサービス送迎表の作り方｜必須項目・曜日別管理を解説
はじめに
「毎朝5時に起きて、手書きで送迎表を作っている」 「新規利用者さんが入ったけど、どこにルート組み込めばいいの…」 「ベテランスタッフが休むと、送迎表が誰も作れない」
こんな悩み、思い当たりませんか？
デイサービスの送迎表作成は、一見シンプルに見えて実は複雑な業務です。利用者さんの住所・時間帯の希望・車椅子対応・同乗者との相性……無数の条件を頭の中でパズルのように組み合わせる、まさに職人技。それを毎朝やっているあなたは、本当にすごいと思います。
本記事では、送迎表の基本的な作り方から、曜日別管理のコツ・当日変更への対処法・Excelでの運用方法・システム選定のポイントまで、現場の実務に即した形でまとめます。
1. デイサービス送迎表とは・なぜ重要か
デイサービス送迎表（送迎スケジュール）とは、利用者を迎えに行き施設へ送り届け、帰宅させるまでのルートと時間を管理した計画表です。
管理が必要な理由は主に3つあります。
ドライバーが迷わないようにするため：訪問順・住所・注意事項をひとまとめにする
利用者家族に到着時間を伝えるため：予定時間を事前に共有することで安心感を生む
複数台の車を効率よく動かすため：車両ごとに担当エリア・利用者を振り分ける
さらに、送迎表は単なる業務効率の問題にとどまりません。通所介護（デイサービス）では、基本報酬に送迎サービスに係る報酬が包括されており、送迎を行わない場合は片道につき47単位、往復で94単位の減算対象となります。送迎は「おまけサービス」ではなく、介護報酬に直結する重要な業務です。
厚生労働省は「介護保険施設等運営指導マニュアル」（令和4年3月策定・令和6年7月改訂）を公表し、運営指導（旧実地指導）における確認項目を明確化しています。送迎に関する記録管理は、この運営指導でも重要な確認項目の一つです。送迎を行ったことが確認できる記録が整っていない場合、運営指導で指摘を受けたり、記録不備を理由に返還を求められたりするリスクがあるため、適切な記録管理が重要です。
なお、送迎先に利用者の居住実態のある場所を含めることや、他の介護事業所・障害福祉サービス事業所の利用者との同乗については、送迎範囲が事業所のサービス提供範囲内であることや責任の所在の明確化といった条件付きで、より柔軟な運用に向けた検討が進められてきました（厚生労働省「令和６年度介護報酬改定について」）。送迎表の設計を見直す際は、最新の制度内容をあわせてご確認ください。
2. 送迎表に必要な情報【7項目チェックリスト】
項目 | 内容 | 補足 |
利用者名 | フルネーム（敬称付きが現場で便利） | |
住所・最寄り目印 | 住所＋「〇〇の隣の白い家」など | Googleマップリンクを添えると新人にも使いやすい |
迎え・送りの時間 | 予定時間＋許容範囲 | 「8:30〜9:00」のように幅で記載 |
担当車・ドライバー | 車両名と担当者名 | 車椅子対応車かどうかも明記 |
乗降順 | 何番目に乗り降りするか | 同乗者との相性も考慮 |
特記事項 | 車椅子・要介助・補助器具の種類 | 緊急連絡先はここに入れる施設が多い |
当日メモ欄 | 遅延・変更・引き継ぎ事項 | 口頭伝達の代わりになる |
この7項目がそろっていれば、初めての担当者でもスムーズに対応できます。「特記事項」と「当日メモ欄」は属人化解消のカギになる項目なので、後回しにせず最初から設けておくことをお勧めします。
個人情報の取り扱いに注意：住所・連絡先・身体状況などは個人情報にあたります。閲覧権限を必要なスタッフに限定し、紙の持ち出しや車内保管のルールも施設内で決めておきましょう。
3. 曜日別管理のポイント：固定部分と変動部分を分ける
デイサービスの送迎表には固定部分と変動部分があります。この2つを分けて管理するだけで、毎朝の作業量がぐっと減ります。
固定部分（毎週同じ）
曜日ごとの出席者リスト（通常利用の利用者）
担当車・ドライバーの割り当て
大まかなルート順
変動部分（その日によって変わる）
当日の出欠変更
追加利用・体調不良によるキャンセル
ドライバーの急な不在
曜日ごとに「固定テンプレート」を用意しておき、毎朝は変動部分だけを更新する運用にすると、作成時間を大幅に短縮できます。月曜のテンプレート、火曜のテンプレート……と曜日別に保存しておくのが実務的です。
4. 送迎表の作成ステップ
前日準備：固定ルートと変動ルートを整理する
翌日の出席予定を確認し、曜日別テンプレートに変更点を反映しておきます。特に「週1回しか来ない利用者」「隔週利用の方」は当日確認が漏れやすいので、前日のうちにリストアップしておくと安心です。
当日朝：出席確認→ルート確定
1. 出欠の最終確認（開始1〜2時間前）：キャンセル・追加を集約する
2. エリアごとのグループ分け：地図を見ながら近い住所をまとめる
3. 各車の担当エリア決定：車椅子対応車・乗車定員を考慮して振り分け
4. 乗降順の設定：時間ロスが少なくなるよう順番を整える
5. ドライバーへの伝達：表の共有または口頭で最終確認
地理的な観点からエリアをまとめてルートを設計するだけでも、無駄な移動時間を大きく減らせます。交通量の多い時間帯を避けたルート設計も、あわせて意識しておきたいポイントです。
当日変更：キャンセル対応フロー
キャンセルが入ったとき、「さて、どのルートを変えれば……」と毎回ゼロから考えるのは時間の無駄です。以下のようなフローを施設内で標準化しておくと、担当者が誰でも同じ対応ができます。
①キャンセル連絡が入る
②対象利用者を送迎表から除外
③前後の利用者の到着時間を再計算（Excelなら手動、自動再計算に対応したシステムなら自動）
④ドライバーに変更後のルートを連絡
⑤変更内容をメモ欄に記録（引き継ぎ用）
このフローを紙1枚でも掲示しておくと、ベテランがいない日でも安定した対応ができます。
5. Excel・Googleスプレッドシートで作る方法
送迎表のおすすめ構成
Excelや Googleスプレッドシートで作成する場合、以下の構成が実務でよく使われています。
シート分け：車両ごとにシートを分ける（車Aシート、車Bシートなど）
列の設定：利用者名 / 住所 / 迎え時間 / 送り時間 / 特記事項
行の並び：乗降順（1番目〜n番目）で並べる
色分け：車椅子利用者・要注意利用者をセルでハイライト
曜日別シート：月〜金の曜日別テンプレートを別シートで管理
Googleスプレッドシートを使う場合は、複数スタッフが同時に編集できるため「キャンセルが入ったら、誰かがすぐに表を更新する」というルールが作りやすくなります。スマホからも確認できる点もドライバーに好評です。
Excelでできること・難しいこと
Excelは使い慣れたツールで導入コストがゼロという大きなメリットがあります。ただし、以下の3点は運用上の注意点として認識しておく必要があります。
1. 属人化が解消されない：関数やマクロを組んだ担当者がいないと維持できない
2. ルート最適化が難しい：Excelの標準的な表管理だけでは、本格的なルート最適化は難しい
3. 当日変更対応が重い：キャンセルが入るたびに手動で時間を再計算する必要がある
「マクロを組んだ人が辞めて、誰も直せない」はよくある話 送迎業務のご相談を受けるなかで、「Excelの関数やマクロを組んだ担当者が退職して、誰もファイルを直せなくなった」という話を実際に伺うことがあります。送迎表そのものは残っていても、仕組みを直せる人がいなければ、管理体制はその日から立ち行かなくなります。 あなたの施設の送迎表は、「特定の誰かにしか触れないもの」になっていませんか？詳しい対策はデイサービス送迎の属人化解消｜担当者退職で困る前に知っておく方法で解説しています。
利用者数が少ない施設や、ルートが安定している施設ではExcelで十分な場合もあります。一方、利用者数が多く毎日変動が多い施設では、スプレッドシートの限界を感じる場面が増えてきます。
6. 送迎表管理でよく起きる3つの課題
課題①：作成時間が毎朝かかりすぎる
現場の運用によっては、手書き・Excelでの作成に30分以上かかることもあります。利用者数が多い施設ほど、当日変更への対応が加わると作業時間はさらに長くなりがちです。
対処法：曜日別テンプレートの整備（3章）と、固定/変動の分離管理が最初の一手です。
課題②：当日変更のたびに全体が崩れる
1件のキャンセルで前後の利用者の到着時間が変わり、連鎖的に全ルートを見直す必要が生じます。これが最も時間を取られる作業のひとつです。
対処法：変更フローの標準化（4章）と、変更が少なくなるよう前日確認を徹底する。自動再計算に対応したシステムを導入した場合は、この作業が大幅に短縮できます。
課題③：担当者が変わるたびにリセット
送迎表の作り方が「頭の中にある」状態では、担当者が休むたびに混乱が生じます。
対処法：作成手順をフロー図にして掲示するだけでも大きく改善します。「手順書1枚」から始める属人化解消が現実的です。
7. 送迎表管理システムの選び方【8項目チェックリスト】
「どのシステムを選べばいいか分からない」という声をよく聞きます。以下のチェックリストを参考に検討してみてください。
☐ 無料トライアル期間があるか（実際に使ってみないと分からない）
☐ 初期データ登録のサポートがあるか（利用者情報の移行は手間がかかる）
☐ スマホ・タブレット対応か（ドライバーが現場で使えるか）
☐ 当日変更をリアルタイムで反映できるか
☐ 既存の介護記録ソフトと連携できるか
☐ 複数拠点・複数車両に対応しているか
☐ サポート体制はどうか（電話・チャット・現地対応）
☐ 月額費用＋初期費用の合計コスト
特に「無料トライアル」と「初期設定サポート」は重要です。「導入したが使いこなせなかった」という失敗を防ぐためにも、十分に試せる環境があるかを事前に確認しましょう。
送迎表管理システムの一例として、ナビれる（アビココ株式会社）があります。送迎業務がある医療・福祉施設向けのAI自動配車ツールで、1年間の無料モニター・初期費用0円・導入支援も無料という体制が特徴です。無料モニター終了後は月額2,500円/台の有料プランとなります。ただし、システムによって機能や料金は異なりますので、複数を比較検討することをお勧めします。
なお、システム導入の検討時によく聞かれるのが「利用者情報の入力作業が増えるのでは」という不安です。ナビれるの場合は、施設・利用者・車両などの初期登録を弊社が無料で代行しているため、入力作業なしで試し始められます。無料期間後に自動で有料に切り替わることもありません。
また、個別相談では実際の画面で、車椅子対応・時間指定・当日キャンセルといった複雑な条件をAIがどう処理するかをご覧いただけます。「うちの送迎は複雑だから」と感じている方こそ、一度デモを見てから判断するのがおすすめです。
8. よくある質問（FAQ）
Q1. デイサービスの送迎表はどうやって作ればいいですか？
利用者名・住所・送迎時間・使用車両・特記事項（車椅子対応など）といった基本項目（2章の7項目）を表にまとめ、曜日ごとの固定パターンをテンプレート化しておくのが基本です。より詳しい作成手順はデイサービス送迎マニュアルの作り方でも解説しています。
Q2. 送迎表は毎日作り直す必要がありますか？
曜日別テンプレートを用意しておけば、毎日作り直す必要はありません。前日までに固定ルートをテンプレートとして保存し、当日は変動（出欠変更・追加）部分だけを更新する運用が現実的です。
Q3. 送迎表はExcelで作成できますか？何時間かかりますか？
可能です。利用者数が少なくルートが安定している施設ではExcelでも十分運用できますが、当日変更が多い施設では時間の再計算やルート見直しに手間がかかりやすい点に注意が必要です。現場の運用によっては、手書き・Excelでの作成に30分以上かかることもあります。曜日別テンプレートを整備することで、作成時間の短縮が期待できます。
Q4. 送迎表をフリーソフトで作れるサイトはありますか？
Excelやスプレッドシートの無料テンプレートを配布しているサイトはありますが、ルートの自動最適化まで対応する専用のフリーソフトは多くありません。具体的な比較はデイサービス送迎表フリーソフト・無料ツール比較で紹介しています。
Q5. ITが苦手でも管理システムを使えますか？
近年のシステムには、スマートフォンアプリのような直感的な操作性のものもあります。「操作が難しそう」という不安がある場合は、デモ・試用期間中にサポートを受けながら慣れていける環境が整っているかを確認すると安心です。
Q6. 複数の拠点がある施設でも一元管理できますか？
複数拠点対応のシステムもあります。特に複数施設間で車両を共用している場合は、「複数拠点対応」を前提とした製品を選ぶと一括管理が可能になります。各拠点でバラバラに管理していると、車両の空き情報が把握しにくくなるため早めの整備がお勧めです。
まとめ
デイサービス送迎表の作成は、毎日の積み重ねで大きな時間を取られる業務です。改善の第一歩として、まずは以下の3点から始めてみてください。
1. 曜日別テンプレートを作る：固定ルートを保存して毎朝の更新を最小化する
2. 当日変更フローを標準化する：フロー図1枚で誰でも同じ対応ができるようになる
3. Excel運用が大変になったらシステムを比較する：無料トライアルで実際に試してから判断する
送迎表作成に費やしていた時間が、利用者さんとの関わりに使えるようになるとき——そのときの現場がどれだけ豊かになるか、想像するとわくわくしませんか？
参考文献
関連記事
コメント