デイサービス送迎表の作り方|毎朝30分を短縮する効率化のコツ
- 4月6日
- 読了時間: 7分
デイサービス送迎表の作り方|毎朝30分を短縮する効率化のコツ
※本記事は、アビココ株式会社が提供するサービスに関連する内容を含みますが、読者の皆さまに有益な情報をお届けすることを目的として執筆しています。
「毎朝5時に起きて、手書きで送迎表を作っている」 「利用者さんの都合が変わるたびに、ルートを最初からやり直し」 「ベテランスタッフが休むと、送迎表が誰も作れない」
こんな悩み、思い当たりませんか？
デイサービスの送迎表作成は、一見シンプルに見えて実は非常に複雑な業務です。利用者さんの住所・時間帯の希望・車椅子対応・相性…無数の条件を頭の中でパズルのように組み合わせる、まさに職人技。それを毎日やっているあなたは、本当にすごいと思います。
でも、その時間と労力、本当に必要でしょうか？
本記事では、デイサービス送迎表の基本的な作り方から、Excelでの効率化、そして現代的な解決策まで、現場の実務に即した形でお会えします。「送迎表作成に費やしていた時間」を、利用者さんとの関わりに使えるようになるヒントが見つかれば幸いです。
1. 送迎表とは何か：基本と目的
送迎表とは、デイサービスの利用者を迎えに行き、施設に送り届け、帰宅させるまでのルートと時間を記録した計画表のことです。
送迎表が必要な理由は主に3つです：①ドライバーが迷わないようにするため、②利用者の家族に到着時間を伝えるため、③複数台の車を効率よく動かすためです。
一般的なデイサービスでは、10〜30名の利用者を2〜5台の送迎車で運ぶため、送迎表の内容が運営全体に大きく影響します。
2. 送迎表に必要な情報と作成ステップ
送迎表に含める基本情報
項目 | 内容 | 備考 |
利用者名 | フルネーム（感称も記載すると現場で便利） | |
住所・最寄り場所 | 住所＋地図URL（Googleマップリンク等） | 「〇〇の隣の白い家」など特記も有効 |
迎え・送りの時間 | 予定時間（許容範囲も記載） | 「8:30〜9:00」のように幅で記載 |
担当車・担当ドライバー | どの車・誰が担当するか | |
乗降順 | 何番目に乗り降りするか | 同乗者との相性も考慮 |
特記事項 | 車椅子・要介助・家族の連絡先など |
送迎表作成の基本ステップ
当日の利用者確認：出席・欠席・時間変更を朝一番に確認
エリアごとのグループ分け：地図を見ながら近い順にまとめる
各車の担当エリア決定：車椅子対応車・乗車人数を考慮
乗降順の設定：時間的に最適なルートを考える
表への記入：ドライバーが見やすい形式でまとめる
当日修正対応：キャンセルや急な変更に対応
3. Excel送迎表の作り方と限界
現在も多くのデイサービスで使われているExcel送迎表。使い慣れたツールで作れるため、導入コストがゼロという大きなメリットがあります。
Excel送迎表の基本構成
一般的なExcel送迎表は以下の構成です：
列：利用者名・住所・迎え時間・送り時間・担当車
行：乗降順（1番目〜n番目）
シート：車両ごとに分ける（車Aシート、車Bシートなど）
色分け：車椅子利用者・要注意利用者をハイライト
ExcelとGoogleスプレッドシートの比較
比較項目 | Excel | Googleスプレッドシート |
コスト | ライセンスあり（無料版もある） | 無料 |
リアルタイム共有 | ×（バージョン管理が複雑） | ◎（複数人が同時編集可） |
スマホ対応 | △（操作しにくい） | ○（スマホアプリあり） |
自動計算・マクロ | ◎（高機能） | ○（GASで対応可） |
Excelでの限界：3つの根本的な問題
属人化が解消されない：「Excelの達人」がいないと機能しない
ルート最適化ができない：最短ルートは人間が考えるしかない
当日変更対応が弱い：キャンセルが入ると全体を作り直す必要がある
4. 送迎表作成の課題とよくある問題
現場で「送迎表がうまくいかない」とよく聞く問題をまとめました：
よくある課題TOP5
作成時間：毎朝30分〜2時間かかっている。その時間を他の業務に使いたい
当日キャンセル対応：1件の変更で全ルートを見直す必要がある
属人化：担当者が休むと誰も作れない
ルートの非効率：同じエリアなのに複数車が行き来している
利用者の条件管理：車椅子・相性・時間希望が多すぎて把握しきれない
特に「当日キャンセル対応」は深刻で、一般社団法人日本デイサービス協会の調査によれば、送迎業務に費やす時間の約30%が「突発対応・修正作業」とされています（2023年調査）。
5. デジタル化・システム化による解決策
送迎表の課題を根本的に解決するには、デジタル化が有効です。ただし「デジタル化＝難しい・高い」ではありません。ここでは段階的なアプローチを紹介します。
デジタル化の3ステップ
Googleスプレッドシートへ移行（コスト：0円）：リアルタイム共有・スマホ確認が可能になる
Googleマップ活用（コスト：0円）：ルート確認・所要時間の自動計算
専用システム導入（コスト：数千円/月〜）：AI自動配車・当日変更対応・複数拠点管理
まずはステップ1から試してみることをおすすめします。無料でできますし、現状の課題が明確になることで、次のステップが見えてきます。
AI自動配車システムとは
AI自動配車システムとは、利用者情報・車両情報・地図データをもとに、AIが最適な送迎ルートを自動で計算するシステムです。
主な特徴：
複数の条件（車椅子・相性・時間帯）を自動で考慮
当日のキャンセルにも数分でルートを再計算
誰が操作しても同じ品質のルートが作れる（属人化解消）
送迎管理システムの一例として、ナビれる（アビココ株式会社）があります。デイサービス向けのAI配車システムで、月額2,500円/台からという低コストと、初期データ登録の無料代行が特徴です。ただし、システムによって機能や料金は異なりますので、次章の選び方を参考に複数を比較検討することをおすすめします。
6. 送迎管理システムの選び方
「どのシステムを選べばいいか分からない」という声をよく聞きます。以下のチェックリストを参考に検討してみてください。
送迎管理システム 選定チェックリスト
無料トライアルがあるか（実際に使ってみないと分からない）
初期設定のサポートはあるか（データ移行は手間がかかる）
スマホ・タブレット対応しているか（現場での使いやすさ）
既存の介護ソフトと連携できるか
サポート体制はどうか（電話・チャット・現地対応）
月額費用と初期費用の合計コスト
特に「無料トライアル」と「初期設定サポート」は重要です。「導入したはいいが、使いこなせなかった」という失敗を防ぐために、導入前に十分に試せる環境があるかを確認しましょう。
7. よくある質問（FAQ）
Q1. 送迎表はどこまで細かく書けばいいですか？
A. 最低限「利用者名・住所・時間・担当車」の4項目があれば運用できます。ただし「特記事項（車椅子・要介助）」と「家族連絡先」は緊急時に必要なため、別途管理することを推奨します。
Q2. Excelで送迎表を作るのに何時間かかりますか？
A. 施設規模によりますが、10〜20名の施設で30分〜1時間、30名以上の施設では1〜2時間かかることが多いです。当日キャンセルが入った場合はさらに時間を要します。
Q3. 送迎管理システムの導入費用はどのくらいですか？
A. システムによって異なりますが、月額5,000円〜数万円が一般的です。初期費用が別途必要なケースもあります。無料トライアルがあるシステムから試してみることをおすすめします。
Q4. ITが苦手でもシステムを使えますか？
A. 近年のシステムはスマートフォンアプリのような直感的な操作性を持つものが増えています。「操作が難しそう」という不安がある場合は、デモ・試用期間中にサポートを受けながら慃れていく環境が整っているかを確認すると安心です。
Q5. 複数の拠点がある場合でも使えますか？
A. 複数拠点対応のシステムもあります。拠点間で車両を共用している場合は、特に「複数拠点対応」を前提とした製品を選ぶと良いでしょう。
まとめ
送迎表の作成は、毎日の積み重ねで大きな時間を取られる業務です。
まずは「何が課題か」を明確にする
コストゼロのGoogleスプレッドシートから試してみる
専用システムを検討する際はチェックリストで比較する
送迎業務から解放された時間を、利用者さんとの時間に使えるようになったとき——そのときの現場がどれだけ豊かになるか、想像するとわくわくしませんか？
コメント