デイサービス送迎表の作り方と管理方法｜手書き・Excel・送迎システム徹底比較

※本記事は、アビココが提供するサービスに関する広告・PRを含みます。

デイサービス送迎表の作り方と管理方法｜手書き・Excel・送迎システム徹底比較

デイサービス送迎表の現状を調べてみました

送迎表の作成・管理について、業界の動向や現場の実情を調査してみました。

介護保険制度では送迎減算の規定があり、送迎を実施しない場合は片道につき47単位が減算されることから、送迎実施の記録が重要な意味を持っています。また、送迎ルート作成は「巡回セールスマン問題」として知られる数学的な難問と同じ構造を持っており、効率的なルート作成の複雑さがうかがえます。

今回は、手書きからデジタル化まで、様々な送迎表の作成・管理方法について調べた内容を整理してお伝えします。

デイサービス送迎表に求められる基本的な項目

現場で使われている送迎表を拝見すると、記載項目にはある程度の共通点があるようです。

必須記載項目

送迎ルートや利用者の住所、連絡先などを記した送迎表として、以下の項目が一般的に含まれています：

• 利用者情報 ：氏名・住所・連絡先

• 送迎時間 ：お迎え予定時間・送り予定時間

• 車両・担当者 ：使用車両・運転手・添乗員

• 送迎順序 ：効率的なルート順

• 特記事項 ：車椅子対応の可否、階段の有無など

介護報酬の算定において、送迎を実施しない場合は「片道につき47単位」減算となるため、送迎実施の記録としても重要な書類となっています。

手書きのデイサービス送迎表

手書きを選ぶ理由

多くの事業所で手書きの送迎表が使われているのには、それなりの理由があるようです：

• 導入コストがゼロ：紙とペンさえあれば作れる

• 停電やシステム障害の影響を受けない：確実性が高い

• 直感的で誰でも使える：ITスキルがなくても記入可能

• 柔軟にカスタマイズできる：現場の状況に合わせて変更しやすい

手書き送迎表の課題

一方で、以下のような課題も聞こえてきます：

• 毎日の作成に時間がかかる

• 誤記入や読み間違いのリスク

• 情報共有が難しい（複数人で同時に見られない）

• 紙の保管・紛失リスク

小規模事業所では十分機能しますが、利用者数が増えると限界を感じやすい方法です。

Excel送迎表：効率化への一歩

Excelが選ばれる背景

手書きからの発展として、Excelを活用した送迎表を作成している事業所も多いようです。

Excel送迎表の作り方

1. 基本レイアウト設計：必要な項目を表にまとめる

2. 利用者マスター作成：住所や電話番号を別シートで管理

3. 曜日別設定：利用者ごとの通所パターンを反映

4. 自動化：マクロや関数を使って作業を効率化

Excel送迎表のメリット

• 自動化により作業時間を短縮できる

• 体裁を整えやすく印刷にも適している

• 既存のOffice環境で利用でき、追加コストがかからない

• 独自のカスタマイズが可能

Excel送迎表の課題として聞かれる声

• 高機能にすると維持管理が複雑になる

• 作成者しか修正できない「属人化リスク」

• 急な変更にはリアルタイムで対応しにくい

デジタル送迎システム：現場から聞こえる効果

デジタル化による効果（業界調査より）

2016年に経済産業省がまとめた『将来の介護需要に即した介護サービス提供に関する研究会報告書』によると、通所介護における業務負担割合は、送迎に関係する時間が全体の28％を占めるという調査結果があります。

送迎システムの導入により、以下のような効果が期待されています：

• 作成時間を大幅に短縮

• ヒューマンエラーの削減

• 急なキャンセル・変更にも即時対応

• データを蓄積・分析できる

送迎システムの種類

現在、様々なタイプの送迎システムが提供されているようです：

• 総合型：送迎業務全体をカバー

• 計画特化型：ルート作成を自動化

• 連携型：既存の介護ソフトと連携重視

• シンプル型：最低限の機能で導入しやすい

システム導入時の検討ポイント

導入を検討する際に、現場でよく議論される点：

• スタッフの習熟にかかる時間

• 初期設定（データ移行）の負担

• 月額利用料などのランニングコスト

• 事業所の規模や利用者数に合うかどうか

手書き・Excel・システムの比較表

項目	手書き送迎表	Excel送迎表	デジタル送迎システム
導入コスト	◎ 無料	○ 既存環境で利用可	△ 月額・導入費用あり
作成時間	△ 時間がかかる	○ 関数で効率化	◎ 自動化で大幅削減
ミス防止	△ 読み間違いあり	○ 書式で軽減	◎ 自動計算で防止
情報共有	△ 紙の回覧のみ	○ 印刷配布可	◎ スマホ・PCで共有
柔軟性	◎ 書き足し自由	○ カスタマイズ可能	△ システム仕様に依存

デイサービス送迎表を運用する際の工夫とコツ

どの方法を使うにしても、運用面での工夫が求められます。

共通して重要とされる点

1. 更新責任者の明確化 ：誰がいつ更新するかのルール化

2. バックアップ体制 ：担当者不在時の対応準備

3. 定期的な見直し ：ルート効率化の検証

4. 全スタッフへの周知 ：基本操作の共有

トラブル対応の準備

• 急なキャンセル・変更 への対応手順

• 車両トラブル 発生時の代替案

• 新規利用者追加 の際の対応フロー

• システム障害時 のバックアップ方法

デイサービス送迎表の今後｜AI・自動化技術の活用

送迎業務中の安全確保や利用者の体調変化への対応など、送迎業務の複雑さが増す中、AI技術を活用した自動配車システムの開発も進んでいます。

従来の「事前に決めたルートを回る」スタイルから、「その日の状況に応じてリアルタイムで最適化する」システムへの進化が見られます。

まとめ｜デイサービス送迎表に最適な方法を選ぶために

送迎表の作成・管理について、各事業所で実践されている方法を調べてみると、それぞれの現場の実情に応じた選択がなされていることがわかりました。

手書きの確実性、Excelの柔軟性、デジタルシステムの効率性。どれも一長一短があり、「この方法が絶対に良い」というものはないようです。

重要なのは、事業所の規模、スタッフのスキル、予算、そして何より現場の実情に合った選択をすることだと感じました。

ナビれるでデイサービス送迎表をもっと効率化

私たちアビココでは、これまでの調査・開発経験を基に、AI技術を活用した自動配車システム「ナビれる」を提供しています。

現場の声から生まれた機能：

• AIによる自動ルート最適化：複雑な計算をシステムが処理

• リアルタイム調整機能：急な変更にも即対応

• 直感的な操作画面：現場の使いやすさを重視した設計

送迎表の作成や管理に課題を感じている事業所様は、ぜひ一度ご覧ください。

👉 詳細はこちら：https://www.navireru.com/

現場の皆様の業務効率化に、少しでもお役に立てれば幸いです。