デイサービス送迎表の作り方と効率化|現場の負担を減らす実務ガイド
- 2月3日
- 読了時間: 9分
更新日：2月4日
デイサービス送迎表の作り方と効率化|現場の負担を減らす実務ガイド
※本記事は、アビココ株式会社が提供するサービスに関連する内容を含みますが、読者の皆さまに有益な情報をお届けすることを目的として執筆しています。
デイサービス送迎表、もう手作業で作ってませんよね?
「明日の送迎、誰がどのルートで回るんだっけ?」
デイサービスの現場で、毎日繰り返されるこの問い。送迎表を作るだけで30分、いや下手したら1時間近くかかってる...なんてこと、ありませんか?
利用者さんの利用曜日が変わった、ドライバーが急に休みになった、新規利用者が増えた。そのたびにExcelとにらめっこして、地図アプリと格闘して、「あ、この順番だと時間オーバーだ」と気づいてまた作り直し。
実は、この送迎表づくりの負担、全国のデイサービスが共通して抱えている「見えにくいけど深刻な課題」なんです。今日はこの送迎表というテーマを、実務目線でしっかり整理していきます。
そもそも「送迎表」って何のためにあるの?
改めて確認しておくと、送迎表とは利用者の送迎順序・時間・担当車両・ドライバーなどをまとめた業務指示書のこと。
デイサービスにおいて、送迎の実施は基本報酬を算定するための必須要件（※送迎を行わない場合は「送迎未実施減算」の対象となる）です。厚生労働省の運営基準では、送迎の実施記録を残すことが求められており、送迎表はその基礎資料、あるいは実績記録そのものとなります。
つまり、単なる業務効率の問題ではなく、法令遵守と適切な報酬算定の両面で極めて重要な書類なんですね。
送迎表に最低限必要な項目
一般的に、送迎表には以下の情報が含まれます。また、監査対策としては「予定」だけでなく「実績」が記録できることが重要です。
利用者氏名
住所（またはエリア）
送迎予定時刻（お迎え・お送り）
乗車・降車の実績時刻（記録欄）
担当車両番号
ドライバー名・添乗員名
送迎ルート順序
特記事項（車椅子対応、階段の有無、独居・キー保持など）
これらを毎日、あるいは毎週更新しながら管理していくわけです。紙で運用している事業所もまだありますが、多くはExcelやGoogleスプレッドシートに移行しているはず。
なぜ送迎表づくりは「こんなに面倒」なのか
送迎表の作成が大変な理由、実は単純じゃありません。介護現場ならではの複雑な制約条件が絡み合っているんです。
① 利用者ごとに条件が違いすぎる
Aさんは車椅子対応車（リフト車）が必須
Bさんは透析の関係で9時までに必ず到着
Cさんの家は道が狭くてハイエースが入れない
Dさんは認知症の症状により、特定のスタッフとの組み合わせが望ましい
この「個別性の高さ」が、単純な最適化を難しくしています。ルート検索アプリで最短距離を出しても、現場の事情で使えないことが多いんですよね。
② 車両・ドライバーのリソースが限られている
普通車2台、リフト車1台、ドライバー3名。この条件下で、朝8時から10時の間に20名を送迎する...となると、組み合わせは無限大。しかも、ドライバーの休暇や車両点検、スタッフのシフトも考慮しなきゃいけない。
③ 変更が日常茶飯事
「今日、Eさんが急にキャンセル」「来週から新規でFさんが入ります」「ドライバーのGさん、来月から週3勤務に変更」。計画を立てた瞬間から変更が始まる。これが介護の現場です。そのたびに全体を組み直すのは、正直しんどい作業です。
④ 誰が作るかで品質にバラつきが出る
ベテランの生活相談員さんが作れば効率的なルートになるけど、新人スタッフが作ると非効率な順番になったり、物理的に不可能な時間設定になったりする。属人化しやすい業務なんです。
よくある誤解:「送迎表づくりは工夫でなんとかなる」
「Excelのテンプレートを作り込めば解決する」「Googleマップで順番に調べれば大丈夫」——たしかに、小規模事業所で利用者が少ないうちはそれでもいけます。
でも、利用者が15名を超えてくると話が変わってきます。組み合わせの複雑さが指数関数的に増えるからです。
実際、最新の統計である「令和6年度 介護労働実態調査」の結果によれば、介護事業所の65.2％が「従業員が不足している」と回答しており、人手不足感は過去10年で最悪の水準に達しています。
特に通所介護（デイサービス）においても、「採用が困難」「離職の増加」が深刻な課題となっており、限られたスタッフで現場を回すためには、送迎表作成のような「間接業務」をどれだけ効率化し、スタッフの負担を減らせるかが、事業所存続の鍵となっています。
送迎表づくりに1日1時間かけているとしたら、月に約20時間。年間では240時間もの人的コストです。これは本来、利用者ケアに充てられるはずの時間ではないでしょうか。
実務視点:送迎表を「効率化」する3つのアプローチ
現実的に、送迎表の負担を減らす方法は大きく3つあります。
アプローチ① テンプレート化と標準化
最もシンプルなのは、基本パターンを固定すること。曜日ごとに「定番ルート」を決めておき、欠席者が出たときだけ微調整する方式です。
メリット: 初期コストが低い、既存のExcelスキルで対応可能
デメリット: 変更対応が結局手作業、ルートの無駄が解消されにくい
アプローチ② 介護ソフトの送迎管理機能を使う
多くの介護記録ソフトには送迎管理機能が付いています。利用者情報と連動して表を生成できます。
メリット: 記録業務と統合できる、帳票出力が楽
デメリット: ルートの自動最適化機能がないことが多い、UIが使いにくい場合も
アプローチ③ AI配車システムの導入
最近の主流になりつつあるのが、AIによる自動配車・ルート最適化システムです。
メリット: 数分で最適なルートを自動生成、走行距離・燃料費の削減、属人化の解消
デメリット: 月額コストが発生、操作に慣れるまでの学習期間が必要
送迎表づくりに関する「よくある疑問」(FAQ)
Q1: デイサービスの送迎表は法的に必要ですか?
A1: 「送迎表」という特定の様式の作成が、法律や省令で直接義務付けられているわけではありません。ただし、通所介護の運営基準では、提供したサービス内容について送迎を含めた記録（利用者ごとの送迎の有無、日時、担当者など）を適切に残すことが求められています。この記録がない場合、実地指導や審査において送迎の実施が証明できず、送迎減算の対象となるなど、報酬上の不利益を受けるおそれがあります。そのため、法令上「送迎表」という名称の書類が義務化されているわけではありませんが、送迎記録を残すための書式（送迎表等）は実務上、事実上必須の書類と考えるべきです。
Q2: 送迎表を作るのに毎日1時間以上かかるのは普通ですか?
A2: 利用者数が多く、複数車両を運行している通所介護事業所では、送迎表や送迎ルートの検討に1時間前後かかっているという声も少なくありません。ただし、利用者数・運行パターン・担当者の慣れによって所要時間には大きな差があります。送迎表作成は現場でも「負担感が大きい業務」とされており、専用ツールや運用見直しにより、数分〜十数分程度まで短縮できた事例も報告されています。
Q3: Excelでの管理と専用システムの違いは?
A3: Excelは初期コストがほとんどかからず、事業所ごとに自由にレイアウトを組める一方で、送迎順やルートの組み直し、急なキャンセル・追加などへの対応は、基本的に担当者が手作業で行う必要があります。専用システムは、利用者住所や時間条件などをもとに送迎ルートを自動作成したり、変更を即座に反映した送迎表を出力したりできる機能を持つものが多く、誰が担当しても一定の品質・時間で送迎表を作成しやすい点が特徴です。
Q4: AI配車システムは小規模事業所でも使えますか?
A4: はい。利用者数が比較的少ない小規模型のデイサービスでも、送迎計画づくりやルート調整に管理者・相談員の時間が多く取られているケースは多く、システム導入による事務負担軽減効果が期待できます。特に、限られた職員が送迎と介護業務を兼務している事業所では、送迎表作成やルート変更を自動化するメリットが大きいため、まずは無料トライアル等で自事業所の規模・運行パターンに合うかどうかを確認するのがおすすめです。
今後の選択肢:「手放す勇気」も必要かもしれない
正直なところ、送迎表づくりは「慣れれば楽になる」種類の業務ではありません。むしろ、事業規模が大きくなるほど、パズルの難易度は上がっていきます。
ここで考えたいのが、「人がやるべきこと」と「システムに任せていいこと」の線引きです。
利用者さんへの細やかな配慮、突発的なトラブル対応、ご家族との連携——これらは人間にしかできません。でも、「どの車両でどの順番に回れば最短か」という計算は、AIの方が圧倒的に得意です。
「ナビれる」という選択肢も、知っておいて損はない
もし、あなたの事業所が以下のような状況なら、一度システム導入を検討してもいいかもしれません。
送迎表づくりに毎回1時間以上かかっている
ドライバーや車両の稼働が非効率だと感じる
新規利用者が増えて、手作業の限界を感じ始めている
スタッフの残業時間を減らしたい
そんなときの選択肢の一つとして、アビココ株式会社が提供するAI自動配車システム「ナビれる」があります。
「ナビれる」は、デイサービスの送迎業務に特化したシステムで、利用者情報・車両情報・ドライバー情報をもとに、最適な送迎ルートを自動生成。変更があってもワンクリックで再計算できるので、日々の負担が大幅に軽減されます。
詳しくはこちらをご覧ください:https://www.navireru.com/
まとめ:送迎表は「作る」から「管理する」へ
デイサービスの送迎表は、ただの業務資料ではありません。利用者の安全、スタッフの働きやすさ、事業所の収益性——すべてに関わる重要な要素です。
だからこそ、「どう作るか」だけでなく、「どう仕組み化するか」を考える時期に来ているのかもしれません。
手作業でも、テンプレートでも、介護ソフトでも、AIでも——正解は一つじゃない。大事なのは、自分たちの事業所に合った方法を選び、現場の負担を少しでも軽くすることです。
送迎表づくりに費やしている時間を、利用者さんとのコミュニケーションや、スタッフ育成に使えたら。そんな未来を、一緒に考えてみませんか?
現場の皆様の業務効率化に、少しでもお役に立てれば幸いです。
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参考文献
管理方法の選び方も重要ですが、送迎業務全体の効率化を考えることが大きな改善につながります。詳しい道筋は、こちらの記事でまとめています。
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