介護送迎のコスト削減｜デイサービス運営者が見直すべき費用と改善策
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※本記事は、アビココ株式会社が提供するサービスに関連する内容を含みますが、読者の皆さまに有益な情報をお届けすることを目的として執筆しています。
「送迎にこれだけのお金がかかっているとは思わなかった」——そう気づくのは、たいていコストを細かく計算した後です。
介護送迎のコスト削減は、デイサービス運営において数ある課題の中でも即効性が高い改善領域です。この記事では、送迎業務にかかるコストの内訳を整理し、現場を壊さずに削減できる具体的な方法をご紹介します。
1. デイサービス送迎にかかるコストの全体像
送迎業務のコストは、大きく3つに分類できます。
【人件費】
配車表作成・電話対応・ドライバー人件費。送迎にかかるコストの中で最大の割合を占め、削減余地が最も大きい項目です。
【燃料費】
送迎車両のガソリン代。ルートの非効率が走行距離に直接影響するため、ルート最適化の効果が出やすい項目です。
【車両維持費】
車検・保険・修繕費。走行距離と稼働頻度に連動して増減します。
見落とされがちなのが、ドライバーの拘束時間以外にかかる「事務コスト」です。送迎前の配車表作成、当日のキャンセル対応、家族への連絡——これらの間接業務が、実は人件費の中で大きな割合を占めています。
2. 最もコストが大きい「人件費」の実態
送迎業務における人件費を試算すると、その規模感が見えてきます。
【配車表作成コストの試算例（1施設・月間）】
配車表作成時間：1〜2時間／日
担当者の時給換算：約1,500〜2,000円
営業日数：約22日
1時間／日の場合：約33,000〜44,000円／月
2時間／日の場合：約66,000〜88,000円／月
これは配車表「だけ」のコストです。
当日キャンセル対応や家族への電話連絡も含めれば、送迎関連の事務コストはさらに膨らみます。3施設を統括している場合、この数字が3倍になることを考えると、見直しの優先度は高いと言えます。
※上記は一般的な人件費水準をもとにした試算例です。実際のコストは施設規模・賃金体系により異なります。
3. 燃料費・車両維持費を見直す視点
ルート最適化が不十分な場合、無駄な走行距離が燃料費と車両維持費に直接影響します。
よくある非効率の例：
地図上で「遠回り」になるルートを慣習的に使い続けている
ドライバーによってルートがバラバラ（属人化）
複数車両の積載バランスが偏っている（1台だけ満員、もう1台は空き）
ルートの最適化によって走行距離が削減できれば、燃料費の削減に加えて車両の劣化・修繕コストも抑えられます。国土交通省の調査によると、物流分野でのルート最適化により燃料費を10〜20%削減できた事例が報告されており、介護送迎においても同様の効果が期待されています。
4. コスト削減を妨げる「属人化」という構造問題
送迎業務のコスト削減を難しくしている最大の要因は、属人化です。
「この利用者のルートはAさんしか知らない」
「配車表はエクセルだが、引き継ぎができない」
「ベテランが休むと送迎が回らない」
属人化が進むと、担当者の離職・休職時に業務が止まるリスクが生まれます。また、改善提案をしても「今のやり方で問題ない」と変化を拒む文化が生まれやすくなります。コスト削減を実現するには、まず「見える化」と「標準化」が前提条件になります。
5. 送迎業務のコスト削減に有効な3つのアプローチ
アプローチ①：配車業務の標準化・見える化
まず取り組むべきは、配車のルールと手順を文書化することです。
利用者ごとの乗降条件（車椅子対応、希望時間帯、相性など）を一元管理する
配車表のフォーマットを統一し、誰でも作成・引き継ぎできる状態にする
アプローチ②：ルートの定期的な見直し
月1回でも、全ルートの走行距離と所要時間を見直すだけで、無駄が発見されることがあります。
利用者の住所変更・通所曜日の変更を即時反映する仕組みをつくる
季節や時間帯による交通量の変化を考慮したルート設定を行う
アプローチ③：送迎管理ツールの活用
紙・エクセル管理からツールへ移行することで、配車表作成の工数を大幅に削減できる可能性があります。選ぶ際には以下を確認してください。
車椅子・時間帯など複数条件を同時に考慮できるか
当日キャンセル時にルートを素早く組み直せるか
操作が現場スタッフ（高齢ドライバー含む）にも使いやすいか
初期コストと月額費用が明確か
導入サポートが充実しているか（初期設定の代行など）
6. システム導入で期待できる効果と費用対効果の考え方
送迎管理システムの費用は製品によって差がありますが、クラウド型は数千円〜数万円／月、オンプレミス型は初期費用数十〜数百万円、介護ソフトのオプションは既存契約によって異なります。
費用対効果を考える際は「月額費用 ÷ 削減できる工数（時間）」で試算するのが実用的です。たとえば月額5,000円のシステムで配車作成を毎日1時間短縮できるなら、月間約33,000円の人件費削減に対して5,000円の投資——費用対効果は約6.6倍になります。
選択肢の一例として、アビココ株式会社が提供する「ナビれる」は、月額2,500円／台・初期費用0円で、AI自動配車による工数削減を目指して設計されています。現在1年間の無料モニターも実施中のため、費用をかけずに効果を検証することが可能です。
よくある質問
Q. 送迎コストの削減は、利用者へのサービス品質に影響しませんか？
A. ルート最適化や配車業務の効率化は、無駄な時間・距離を削るものです。利用者の乗降条件や希望時間帯は維持したまま改善できるため、サービス品質への影響は最小限に抑えられます。むしろ、スタッフの余裕が生まれることで対応品質が上がるケースが多いです。
Q. ツール導入に際して、スタッフへの説明・研修が大変そうです。
A. 導入時の負担は製品によって大きく異なります。初期設定を代行してくれるサービスや、操作が最小限で済む設計のツールを選ぶと、現場への負担を抑えられます。無料トライアルを活用して、実際に操作感を試してから判断するのが確実です。
Q. 複数施設での一括管理はできますか？
A. 対応しているツールとそうでないものがあります。複数拠点の管理を前提とする場合は、事前に「複数施設の一括管理が可能か」「拠点をまたいだ共同運行に対応しているか」を確認してください。
Q. 無料ツールや既存の介護ソフトで代替できますか？
A. 汎用スプレッドシートや既存介護ソフトの送迎機能でも対応できる施設はあります。ただし、利用者数が多い・条件が複雑・複数拠点という施設では、専用ツールの方が効率化の効果が大きくなる傾向があります。
Q. 導入コストを回収できるか事前に判断する方法はありますか？
A. 現在の配車表作成にかかっている時間（分／日）を計測し、「時間 × 時給 × 営業日数」で月間コストを試算してみてください。ツールの月額費用と比較することで、費用対効果の概算が出せます。
まとめ
介護送迎のコスト削減は、「削る」ではなく「無駄をなくす」発想で取り組むのがポイントです。
最大コストは人件費（配車表作成・事務対応）
属人化の解消がコスト削減の前提条件
ルート最適化で燃料費・車両費も削減できる
ツール導入の費用対効果は「月間削減人件費 ÷ 月額費用」で試算
まずは現在の送迎業務にかかっている時間を「見える化」するところから始めてみてください。それだけで、改善の余地が具体的に見えてきます。ナビれるでは、1年間の無料モニターを実施中です。初期費用0円・初期設定は全て代行しますので、まずは気軽にお試しください。
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