デイサービスの送迎はなぜ大変？現場の悩み5つと解決策
- 7月14日
- 読了時間: 8分
※本記事で紹介する内容は、アビココ株式会社が実施した送迎システムに関する個別相談の中で、施設管理者・担当者の方から伺った内容をもとに整理しています。すべての施設に当てはまるものではありませんが、送迎業務でよく聞かれる課題として紹介します。
「デイサービスの送迎が、とにかく大変」——私たちアビココ株式会社は、送迎システム「ナビれる」の個別オンライン相談を通じて、デイサービスをはじめとする施設の管理者・送迎担当者の方から、送迎業務の悩みを直接伺ってきました。
この記事では、その相談の場で実際に伺った悩みを5つに整理し、それぞれがなぜ起きるのか、どう解決に向かえばいいのかをまとめます。ネットの一般論ではなく、現場の方が実際に口にされた言葉をもとにしていますので、「うちも同じだ」と感じる部分がきっとあるはずです。
なお、送迎業務にあたるスタッフ個人のストレス対処法はデイサービス送迎のストレス解消法の記事で扱っています。本記事は、施設を運営する立場から見た「送迎業務そのものの悩みと解決策」に焦点を当てます。
デイサービスの送迎が大変になる構造的な理由
個別の悩みに入る前に、前提を整理します。デイサービスの送迎が大変なのは、担当者の能力の問題ではなく、業務の構造そのものに理由があります。
条件が多い: 車椅子・歩行器の対応、乗降時の介助、座席の位置、利用者同士の相性、家庭ごとの時間帯の希望——1人の利用者に複数の条件が付きます
毎日変わる: 当日の欠席・時間変更・体調による調整で、同じルートをそのまま使える日はほとんどありません
人手に余裕がない: 送迎は介護スタッフが兼務することが多く、送迎のためだけに人を増やせる施設は多くありません
「多条件」×「毎日変動」×「人手不足」。この3つが重なるため、送迎は放っておくと特定の担当者の頑張りに支えられる業務になっていきます。ここから、現場で実際に伺った悩みを見ていきましょう。
現場から伺った送迎の悩み5つ
個別相談でよく話題に上がる悩みを、5つに整理して紹介します。
悩み1. Excel・手書きの管理が限界を迎えている
個別相談では、Excelや手書きの送迎表運用に関する悩みを多く伺います。
ファイルが年々複雑になり、更新できる人が限られてきた
印刷して配るため、朝の変更がドライバーに伝わらないことがある
過去の送迎記録を振り返ろうとしても、探し出せない
Excel管理は初期コストがかからない一方で、利用者が増え条件が複雑になるほど手に負えなくなっていきます。マクロ（VBA）で自動化を試みた施設の話も伺いますが、作った本人が異動・退職するとメンテナンスできる人がいなくなるという、次の悩みに直結します。無料ソフトやExcelテンプレートの選択肢と限界はデイサービス送迎表の無料ソフト比較記事で詳しく解説しています。
悩み2. 送迎が特定の担当者に依存している（属人化）
「その人まで潰れてもらっちゃ困る」——ある施設の管理者の方が、配車を一手に担うスタッフについて口にされた言葉です。
配車表を作れるのが実質1人しかいない
利用者ごとの細かい条件が、その人の頭の中にしかない
その人が休んだ日は、朝から現場が混乱する
毎日ルートが変わる業務をこなせるのは熟練の証ですが、裏を返せば「その人がいないと回らない」状態です。休職・退職が起きてから引き継ぎを始めても間に合いません。属人化のリスク診断と解消の3ステップはデイサービス送迎の属人化対策の記事にまとめています。
悩み3. ルート作成に毎朝30分〜1時間かかる
送迎ルートの作成・見直しに「毎朝30分、組み直しがあると1時間以上」という時間感覚は、相談の中で繰り返し伺う実例です。
時間がかかる理由は単純で、考慮する条件が多いからです。到着時間の希望、乗車時間の上限、車椅子の積載可否、介助が必要な方の順番——これらを頭の中とExcelで同時に処理するため、慣れた人でも毎朝まとまった時間を取られます。しかもこの作業は利益を生まない「段取り」であり、本来は利用者のケアに使いたい時間です。送迎スケジュール作成の手順と時短の考え方は送迎スケジュールの作り方の記事で解説しています。
悩み4. 当日の欠席・変更のたびに組み直しが発生する
「朝、欠席の電話が1本入るだけで、その日のルート調整が必要になる」という悩みも、多くの相談で話題になります。
当日朝の欠席・時間変更の連絡でルートの組み直しが必要になる
変更をドライバー全員に確実に伝える手段がない
変更が重なった日に、送迎漏れや伝達ミスにつながった
相談の中には、送迎漏れや伝達ミスにつながった経験を話される方もいました。ミスの原因は担当者の不注意ではなく、変更情報が紙や口頭で流れる仕組みにあります。組み直しと同時に「全員に最新版が届く」状態を作れるかが分かれ目です。
悩み5. 「うちは複雑だから、システム化は無理」と感じている
最後は、悩みというより「あきらめ」に近い声です。車椅子対応・時間指定・利用者の相性・複数施設の掛け持ち——条件が複雑な施設ほど、「うちの送迎は特殊だから、システムには乗らない」と感じておられます。
ただ、実際に相談へ来られた方からは「複雑な送迎をしているので、どうかなと思っていたけれど、使えそうだという実感を得た」という感想も伺っています。複雑な条件は、裏を返せば「人間の頭で毎日処理するには負荷が高すぎる」ということでもあります。条件が多い施設ほど、条件を登録して自動計算する仕組みの恩恵は大きくなります。
悩みを解決する3つのアプローチ
5つの悩みは別々の問題に見えて、根っこは共通しています。「送迎の情報と判断が、特定の人の頭の中と紙・Excelに閉じている」ことです。解決は次の3段階で考えるのが現実的です。
ステップ1. 送迎情報を「共有できる置き場」に移す
利用者ごとの条件・ルートの理由・イレギュラー時の手順を、個人のメモやExcelから、チームの誰もが見られる場所に移します。いきなりシステムを入れなくても、書式を揃えて1か所に集めるだけで、悩み2（属人化）のリスクは下がり始めます。
ステップ2. 変更対応の手順をルール化する
当日の欠席・変更の連絡を「誰が受けて、誰がルートを直し、誰にどう伝えるか」を決めておきます。悩み4（当日変更）のミスの多くは、手順が人によって違うことから生まれます。
ステップ3. ルート作成と伝達をシステムに任せる
ステップ1・2は運用の工夫でできますが、「毎朝の組み直しに時間がかかる」「変更を全員に確実に届ける」は、人力では限界があります。ここから先はAI自動配車・アプリ連携などのシステムが得意な領域です。システム選びの観点は送迎・配車システムの比較記事を参考にしてください。
ナビれるという選択肢——相談で伺った悩みから作られた機能
手前味噌にはなりますが、私たちの「ナビれる」は、まさに本記事で紹介した悩みに応えるために開発を続けている送迎特化のシステムです。
AI自動配車: 車椅子・時間指定などの条件を登録しておけば、ルート作成はワンクリック。毎朝の組み直しが数分で終わります（悩み1・3に対応）
キャンセル時の再計算: 当日欠席はボタン1つで全ルートを自動で組み直し。ドライバーのアプリに最新ルートが届きます（悩み4に対応）
条件・記録のシステム化: 利用者情報も送迎実績（GPS自動記録）もシステムに残るため、「頭の中にしかない」状態から抜け出せます（悩み2に対応）
初期登録は無料代行: 「入力が増えそう」という心配に対しては、利用者・車両・スタッフ情報の初期登録を無料で代行しています
デイサービスのほか、デイケア・放課後等デイサービス・障害者福祉サービス・透析クリニックなど、送迎業務がある医療・福祉施設でご利用いただけます。
よくある質問（FAQ）
Q1. デイサービスの送迎はなぜ大変なのですか？
車椅子対応・時間指定・介助の要否など利用者ごとの条件が多いうえ、当日の欠席や変更で条件が毎日変わり、それを限られた車両と人員で組む必要があるためです。これをExcelや手書きで管理している場合、特定の担当者に負担が集中しやすい構造になります。
Q2. 送迎業務の負担を減らすにはどうすればいいですか？
①送迎情報を個人のメモやExcelから共有できる置き場に移す、②欠席・変更時の対応手順をルール化する、③ルート作成と伝達をシステムに任せる、の3段階で進めるのが現実的です。まず「情報がどこにあるか」を揃えるだけでも、引き継ぎと当日対応は楽になります。
Q3. 送迎の属人化を放置するとどうなりますか？
配車表を作れる人が1人しかいない状態では、その担当者の休職・退職と同時に送迎が組めなくなるリスクがあります。引き継ぎは退職が決まってからでは間に合わないことが多いため、平時からの情報共有が重要です。詳しくは属人化対策の記事で解説しています。
Q4. 送迎条件が複雑な施設でも効率化できますか？
車椅子対応・時間指定・利用者同士の相性など条件が複雑な施設ほど、条件を登録して自動計算する仕組みの効果は大きくなります。実際の相談でも「うちは複雑だから無理だと思っていた」という声を伺いますが、まずデモで自施設の条件を再現できるか確認してから判断するのがおすすめです。
まとめ：悩みの根っこは「情報が人に閉じている」こと
現場から伺った送迎の悩み5つを振り返ります。
Excel・手書きの管理が限界
特定の担当者への依存（属人化）
ルート作成に毎朝30分〜1時間
当日の欠席・変更のたびに組み直し
「うちは複雑だから無理」というあきらめ
どれも根っこにあるのは、送迎の情報と判断が特定の人と紙・Excelに閉じていることです。共有→ルール化→システム化の順に、できるところから手を付けてみてください。
ナビれるの無料モニタープログラムについて
「毎朝のルート作成から解放されたい」「まず自施設の複雑な条件で試してみたい」
そのような施設向けに、アビココ株式会社の「ナビれる」では1年間の無料モニタープログラム（初期費用0円）をご用意しています。
利用者・車両・スタッフ情報の初期登録はすべて無料代行
途中解約可・自動有料化なしでリスクなく試せます
個別オンライン相談では、実際の画面でデモをご覧いただけます
送迎の悩みを、そのままご相談ください。この記事で紹介した悩みは、すべて相談の場で伺ってきたものです。
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