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生活相談員の業務マニュアル｜デイサービスの1日と受け入れ手順

10月7日
読了時間: 11分
青いWebページの見出し。生活相談員の業務マニュアル、デイサービスの1日と受け入れ手順。上にデイサービス運営ガイド、ナビれる、下に各ボタン。

※本記事は一般的な情報です。人員基準などの解釈は、指定を受けている自治体にご確認ください。


デイサービスの生活相談員の業務マニュアルを探している方へ。相談員の仕事は、大きく次の5つに分けられます。


  1. 利用の相談と新規の受け入れ

  2. 契約と通所介護計画まわりの手続き

  3. 利用予定の調整と、送迎の調整

  4. ご家族・ケアマネジャーとの連絡

  5. 月ごとの実績の確認と報告


この記事では、5つの業務を「いつ・誰と・何を残すか」で整理しました。表やチェックリストは、そのまま施設のマニュアルの下書きに使えます。


新しく相談員になった方、前任者から引き継ぐ方、マニュアルを整えたい管理者の方に向けて書いています。



デイサービスの生活相談員の業務一覧

生活相談員は、デイサービス事業所の職員です。利用者・ご家族・ケアマネジャーと事業所をつなぐ窓口を担います。


ケアマネジャーは、多くの場合、外部の居宅介護支援事業所に所属しています。ケアプランを作り、どのサービスを使うかを調整する立場です。相談員は、その依頼を受ける側にあたります。


業務を頻度別にまとめると、次のようになります。

頻度

業務

主な相手

残すもの

毎日

当日の欠席・変更の受付

ご家族・ケアマネ

連絡記録

毎日

送迎の変更を送迎表とドライバーに反映

ドライバー・介護職員

送迎表

毎日

利用者の様子の共有

介護職員・看護職員

申し送り

随時

利用相談・見学の対応

ケアマネ・ご家族

相談記録

随時

契約・重要事項の説明

利用者・ご家族

契約書・重要事項説明書

随時

サービス担当者会議への出席

ケアマネ・他事業所

会議の記録

毎月

翌月の利用予定の調整

ケアマネ

利用予定

毎月

当月の実績の確認と報告

ケアマネ・請求担当

実績の記録

毎月

稼働率・空き状況の確認

管理者

空き状況の一覧

小さな事業所では、相談員が管理者や介護職員、送迎の運転を兼ねることもあります。兼務の考え方は、記事末尾のよくある質問で触れています。


生活相談員の1日の流れ（例）

1日の流れは、事業所の規模やサービス提供時間で変わります。以下は、9時から16時台までサービスを提供する事業所の一例です。

時間

主な業務

8:00〜8:30

欠席・変更の連絡を確認。送迎表を最終確認し、ドライバーに伝える

8:30〜9:30

迎えの送迎（運転や添乗を兼ねる場合）。到着した利用者の受け入れ

9:30〜12:00

利用相談・見学対応、ケアマネやご家族への電話、記録

12:00〜13:00

昼食の見守り（休憩はほかの職員と交代で取る）

13:00〜15:00

担当者会議への出席、契約手続き、翌日の送迎の確認

15:00〜16:30

送りの送迎。ご家族への様子の連絡

16:30〜17:30

記録・申し送り、翌日の変更の反映

相談員が送迎に出ている間の配置の数え方は、ほかの相談員でカバーするなど、自治体の基準に沿って確認してください。


朝と夕方は、送迎まわりの連絡が集中しやすい時間帯です。この時間に判断が必要なことを、できるだけ前日までに片づけておくと楽になります。


新規利用者の受け入れ手順

新規の受け入れは、相談員の仕事の中でも判断が多い業務です。一般的な運用の例として、流れを7ステップで示します。順番は事業所や状況によって前後します。


  1. 問い合わせを受ける：ケアマネやご家族から、利用希望の連絡が入る

  2. 見学・面談：利用者・ご家族に事業所を見てもらい、状態や希望を聞く

  3. 送迎できるかを確認する：希望の曜日・時間に、送迎で迎えに行けるかを確かめる

  4. サービス担当者会議：ケアマネが開く会議に出席し、サービス内容をすり合わせる

  5. 契約：重要事項を説明し、同意を得て契約する

  6. 通所介護計画を作る：作成の責任者は管理者です。相談員が取りまとめる場合も、管理者と相談して進め、利用者・ご家族に説明して同意を得る

  7. 初回利用：送迎表に追加し、当日の様子をケアマネ・ご家族に共有する


ケアマネからの電話で確認すること

最初の電話で聞き漏れがあると、何度もかけ直すことになります。次の項目を手元に置いておくと便利です。


利用者の基本情報

  • □ 氏名・住所（送迎ルートを考えるため、番地まで）

  • □ 要介護度・主な疾患

  • □ 希望の曜日と時間帯（迎え・送りの希望時刻）


送迎で必要な情報

  • □ 車いす・歩行器などを使うか

  • □ 乗り降りに介助が必要か、何人で介助するか

  • □ 自宅前に車を止められるか（道幅・駐車場所）

  • □ 迎え・送りの時間にご家族が家にいるか

  • □ 玄関から車までの段差・階段


その他

  • □ 入浴・食事などの希望

  • □ 開始希望日

  • □ ケアマネの連絡先と、連絡がつきやすい時間


送迎面で受け入れられるかを判断するときに見ること

送迎の判断では、次の3つを見ます。


  • 空席：その曜日・その便の送迎車に、車いすなども含めて席が空いているか

  • ルートからの距離：いつも回っているルートの近くか、大きく外れるか

  • 到着時刻への影響：その方を加えても、ほかの利用者の到着が遅れすぎないか


実際には、この3つを相談員ひとりで判断するのは難しいものです。空席はわかっても、ルートへの影響は送迎の担当者に聞かないとわからない、ということもあります。


ナビれるにいただくお問い合わせの中にも、「生活相談員が現場に確認しなくても、送迎面の受け入れを一次判断できるようにしたい」という声があります。


すぐに答えられないときは、「送迎の担当と確認して、◯時までに折り返します」と時刻を決めて伝えると、相手も待ちやすくなります。


送迎の範囲や断り方のルールは、デイサービス送迎はどこまで？で詳しく解説しています。


毎月の業務

月末から月初にかけては、翌月と当月の両方を扱います。

時期

業務

ポイント

月の後半

翌月の利用予定を確認する

ケアマネのケアプランと、事業所の予定を合わせる

月の後半

翌月の送迎の予定を組む

曜日ごとの利用者と車両を確認する

月末〜月初

当月の実績を確認する

欠席・時間変更・送迎の有無が記録と合っているか

月初

実績をケアマネに報告する

報告の方法・期限はケアマネと事前に決めておく

月初

稼働率・空き状況を管理者と共有する

空いている曜日を、新規の受け入れに生かす

実績の確認では、送迎の記録も見直します。送迎をしなかった日がある場合、送迎減算に関わるためです。送迎減算は、デイサービス送迎はどこまで？で解説しています。


欠席や変更が出たときの連絡手順

当日の欠席や時間の変更は、連絡の順番を決めておくと漏れが減ります。


  1. 受ける：誰から・いつ・何の変更かを記録する

  2. 送迎表を直す：欠席の方を外し、時間変更があればルートの順番を見直す

  3. ドライバーに伝える：出発前なら口頭で、出発後なら電話で伝える

  4. 関係者に共有する：介護職員・看護職員に申し送り、必要ならケアマネにも連絡する


連絡を受けたときのチェックリスト

  • □ 欠席か、時間変更か、迎え・送りの片方だけか

  • □ 理由（体調不良なら様子も聞く）

  • □ 次回の利用予定に変更はあるか

  • □ 送迎表・ドライバーへの反映は済んだか

  • □ ケアマネへの連絡が必要な内容か


迎えに行ってご家族が不在だった場合の対応は、デイサービス送迎で家族が不在のときの対応をご覧ください。


マニュアルを作る・引き継ぐときのコツ

相談員の業務は、経験のある人の頭の中にたまりやすい仕事です。マニュアルを作るときは、次の3点を意識すると引き継ぎやすくなります。


  • 手順だけでなく「判断の基準」を書く：「送迎の空きがなければ断る」ではなく、「どの曜日・便が空いていれば受けられるか」を書く

  • 連絡先と期限を書く：ケアマネごとの連絡しやすい時間、実績報告の期限など

  • 例外を集めておく：「この方は雨の日は玄関まで迎えに行く」など、利用者ごとの注意事項


送迎の判断が特定の職員に偏ると、その人が休んだときに業務が止まります。この問題は、デイサービス送迎の属人化を防ぐ方法で詳しく扱っています。


送迎担当者向けのマニュアルを作る場合は、デイサービス送迎マニュアルの作り方が参考になります。


送迎の受け入れ判断を仕組みにするには

送迎面の判断を相談員ひとりで抱えないために、事業所でできることは段階的にあります。


1. 曜日・便ごとの空き状況を一覧にする

曜日・便ごとに、送迎車の定員と現在の人数を表にします。車いすの席は別に数えます。これだけでも「空席」はすぐに答えられます。


2. 送迎ルートを地図で見えるようにする

利用者の住所を地図に落とし、便ごとに色を分けます。新しい方の住所がどのルートに近いかが、ひと目でわかります。


3. システムで目安を出す

表と地図を毎月更新するのは、それ自体が手間です。送迎の計画をシステムで管理していれば、住所を入れるだけで目安を出せるものもあります。

たとえばナビれるの「受け入れ可否判定」は、住所と車いすなどの条件から、今のルートに加えられそうかを曜日・便ごとに目安で示します。最終判断は担当者が行う前提の機能です（詳しくは記事末尾でご紹介します）。


よくある質問

Q. デイサービスに生活相談員の配置は必要ですか？

必要です。サービスを提供する日ごとに、サービス提供時間帯に相談員として勤務した時間の合計が、その時間帯の長さ以上になるように配置します。複数の相談員が時間を分けて勤務する形でもかまいません。サービス担当者会議への出席や、利用者宅での相談援助なども、条件を満たせば勤務時間に含められます。詳しい計算方法は、指定を受けている自治体の資料をご確認ください。


Q. 生活相談員は管理者や介護職員と兼務できますか？

管理者との兼務は、管理業務に支障がない範囲で認められています。介護職員との兼務は、勤務表で職務ごとの勤務時間を分けて、それぞれの基準を満たす形で行います。扱いは自治体によって異なるため、事前に確認しておくと安心です。


Q. 生活相談員に必要な資格は何ですか？

社会福祉士、精神保健福祉士、社会福祉主事任用資格のいずれかが基本です。これらと同等以上の能力があると自治体が認める場合もあり、介護支援専門員や介護福祉士などが例として挙げられています。認める範囲は自治体によって違います。


Q. 送迎は生活相談員の仕事ですか？

制度上、送迎は相談員だけの仕事と決まっているわけではありません。ただ、送迎の可否の判断や、欠席・変更の連絡を相談員が受け持つ事業所もあります。小さな事業所では、相談員が運転を兼ねることもあります。


まとめ

デイサービスの生活相談員の業務は、次の5つに整理できます。


  • 利用の相談と新規の受け入れ

  • 契約と通所介護計画まわりの手続き

  • 利用予定の調整と、送迎の調整

  • ご家族・ケアマネジャーとの連絡

  • 月ごとの実績の確認と報告


マニュアルを作るときは、手順に加えて「判断の基準」を書いておくと、引き継ぎがスムーズになります。中でも送迎面の受け入れ判断は、基準を表や仕組みにしておくと、相談員の負担がぐっと軽くなります。


送迎の受け入れ判断と送迎表づくりを軽くするなら「ナビれる」

ナビれるは、アビココ株式会社が開発した、送迎業務がある医療・福祉施設向けのAI送迎支援システムです。デイサービスのほか、放課後等デイサービスや透析クリニックなどでもご利用いただけます。


毎朝の送迎表は、たたき台をAIが作ります。そのうえで、送迎の前後の仕事もひとつながりで扱えます。


  • 新しい利用相談が来たら：住所を入れると、今の送迎ルートに加えられそうかを曜日・便ごとに目安で表示（「受け入れ可否判定」。最終判断は担当者が行います）

  • 毎朝の送迎表：利用者・車両の条件をもとに、たたき台をAI自動配車で作成（最終的な調整は担当者が行います）。休みや時刻の変更もまとめて計算し直せます

  • 送迎中：ドライバー用アプリで、利用者宅への到着・出発の時刻を自動で記録。注意事項もアプリに表示されます

  • 始めるとき：ご希望に応じて、利用者・スタッフ情報の初期登録を無料で代行。いつものコースをドライバー用アプリで記録しながら一度走れば、ルートとして登録することもできます


初期費用0円、月額2,500円／台（税別）でご利用いただけ、1ヶ月のお試し期間もご用意しています。



アビココの会社案内や開発実績の資料はこちらからご覧いただけます。


参考文献

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